Итак, в этой статье пойдет речь о там, как я веду учет посещений детей и оплат их родителей. Разделим эту задачу на 2е подзадачи.
Для удобства работы я использую гугл диск, и все таблицы храню там, быстрый доступ с телефона и с ноута (расширение в google chrome)
Учет посещений
Здесь все просто, я использую гугл документы на гугл диске, а точнее excel, что бы долго не рассказывать как я формирую списки и группы, покажу скриншоты :
Это расписание (1 лист)
Самое интересное внутри группы
1=посетил занятие, 0=пропустил
Здесь используются всего 2е формулы в 2х ячейках:
ячейка А1(=SUM(C3:H288)) и ячейка B1 (=SUM(A3:A24))
Надо сказать, что столбец A- это длительность занятия (мне для аренды), т.е. ячейка A1 как раз-таки и суммирует весь столбец, а ячейка A2 суммирует все посещения детей.
Это лист (Итог)
Сюда стекаются все данные по посещению и аренде, эта таблица содержит следующие формулы:
B2 (=SUM(‘1 старшая’!A1;’4 средняя’!A1;’6 средняя’!A1;’7 старшая’!A1))
Т.е. в эту ячейку суммируются все ячейки A1 внутри каждой группе (посещение или пропуск ребенка)
B3 – это цена 1ого занятия
B4 – (=B2*B3) просто перемножает 2е ячейки, т.е. это общая сумма (оборот)
C2 (=SUM(‘1 старшая’!B1;’4 средняя’!B1;’6 средняя’!B1;’7 старшая’!B1)) суммируются все ячейки B1 из каждой группы (общее время аренды)
C3 – это цена аренды (250 руб. в час)
C4 (=SUM(B4-C4) ) Вычетает из оборота аренду, получается чистая ( можно добавить остальные столбцы по расходам)
Ну вот и все, с посещениями разобрались, переходим к подзадачи №2.
Учет оплат
С оплатами еще проще, т.к. я решил, что оплаты я буду вести на бумажном носителе, составил простую таблицу, распечатал её и при каждом получении денег делаю запись, и отношусь к этому действию как к правилу, что бы не допускать таких ситуаций, когда деньги взял, а как раз одна группа заканчивает занятие, другая уже пришла, надо поменять наборы, поговорить с родителями, и вот в этот самый момент тебя просят принять оплату, я останавливаюсь, прекращаю все действия и сразу записываю в журнал.
Вот такие листы содержит этот журнал, ничего особенного, в ячейку записываю число, сумму, и ставлю свою роспись.
Так же помимо записи в журнал, еще заполняю квитанцию и отдаю её родителю. Кстати квитанцию я модернизировал, добавил на неё свой логотип, адрес сайта и телефон. Еще добавил широкий столбец куда записываю даты, за которые оплачивается посещение кружка, это очень удобно для родителей.